初めての文書保管

初めての文書保管

辞令というものはいつも突然でして。
今まで頑張ってきた営業の部署から、文書保管を専門とする資料室への出向。
これは左遷というやつか。
あまりにも唐突な通告に大きな戸惑いを感じずにはいられませんでした。
上司が言うには、経験を積むくらいの気持ちで、ちょっといってちゃっちゃと整理してきてくれと軽い口調でしたが。
しかし、今はもうデータはパソコンで整理されてて、紙媒体にそんなに触れる機会はないし、上司の言うとおり、文書保管なんていってもそんなに苦労することもないだろうと軽く考えていました。
ところが、これは甘い考えであったとすぐに思い知らされます。
資料室の扉を開けると、そこはファイルの山。
ああ、うちの会社にはこんなに文書があったんだと感心してしまうくらい。
新しい上司に挨拶をすると、会社における文書保管方法を一新すべく人材を集めた、ただ保管をするだけでなく、今後の管理体制の構築をしてほしいと言われました。
どうやら思っているよりずっと大変な仕事が待っていそうです。

文書保管と廃棄方法について考えてみた

文書保管の仕事を始めて2週間が経ちました。
営業のように外に出回ることはなく、部屋の中で作業をする日々が続きます。
この仕事をするにあたり、私の他にも何人か他の部署から集められた人間がいて、会話をしながらより良い文書保管ができないかなどを模索したりもしています。
会話の中で話題に出たのが、書類をうまく廃棄できないかということ。
大量にある使わない書類を処分できたら、見たい書類もすぐに探すことができるだろうし、保管する場所だって広く確保できる。
そう考えて、上司に相談してみたところ、まず指摘されたのが、廃棄の仕方についてでした。
一言に廃棄すると言っても、そのまま書類をゴミに出したのでは情報漏えいにつながる行為であり、不適切であること。
廃棄するのであれば、シュレッダーにかけるなどして情報漏えいを防止するなどの措置が必要なわけです。
文書保管というと、どうしても整理することに目がいってしまいますが、廃棄方法も大切な留意事項なんだと強く感じさせられました。

合理的な文書保管を目指して

書類を整理して、不要な書類を一通り廃棄した後、私たちは利用しやすい文書保管の方法について検討を始めました。
文書保管にあたり問題になることと言えば、見たい文書をすぐに見ることができるように整理することです。
ファイルに綴じるとしても、ただ綴じればいいのではなく、どこになんの書類があるのかがわからなくては、意味がありません。
そしてそれをどのように保管するかも問題となります。
不要な書類を廃棄したとしても、文書は増える一方です。
整理された状態を保つことが必要となります。
私たちは、話し合った結果、文書保管を専門とする業者の手を借りることにしました。
専門業者は、適切なノウハウを有しており、下手に私たちが整理をするよりも効率がいいと考えたからです。
文書保管で情報漏えいを防ぐ
私たちの考えはどうやら正解だったようで、業者に依頼した後、うちの会社でも適切な文書保管がなされるようになりました。
そして、そのおかげで、私たちも不要となり元の部署に帰ることができたのでした。

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